某集团档案管理工作培训教材总论总论1理论3实践2规则Page 3档案管理工作收集收集鉴定分类装订排列上架打印目录、贴背脊著录盖章填写档号保管提供利用装盒档档 案案 管管 理理 工工 作作 流流 程程 收 集 整 理 利 用档档 案案 分分 类类文书档案文书档案基建档案基建档案设备档案设备档案专门证照专门证照合同档案合同档案光盘档案光盘档案照片档案照片档案文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理归档文件的来源，包括但不限于档文件的来源，包括但不限于：：单位内部形成的文件单位内部形成的文件集团下发的文件集团下发的文件政府部门针对本单位发文政府部门针对本单位发文需需要要本本单单位位执执行行的的文文件件及及公公司司参参与与合合作作的的项项目目，，合合作单位按要求向本单位提交的文件作单位按要求向本单位提交的文件文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理收集收集时间：：Ø公司发文公司发文——月度归档或季度归档月度归档或季度归档Ø政府批文政府批文——随时归档随时归档Ø零散合同零散合同——随时归档，或定期归档随时归档，或定期归档Ø各各种种请请示示、、报报告告——按按照照其其编编号号要要求求各各部部门门兼兼职职档档案案员定期归档员定期归档文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理档章格式： 文书档案档章格式文书档案档章格式 科技档案档案章格式科技档案档案章格式文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理档章格式：档章格式： 文书档案文书档案全全 宗宗 号号年年度度保管期限保管期限件件号号 003单位代号单位代号文件形成年度文件形成年度保管期限代号保管期限代号一般为三位自然数一般为三位自然数保管期限：永久、保管期限：永久、3030年、年、1010年年代代号：号：Y Y、、3030、、1010；；件件号：一个年度一个保管期限编一个流水号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从号，从1 1排起排起。
文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理需要需要说明的明的问题：： 保管期限的划分：保管期限的划分：①①对照本公司对照本公司《《归档文件分类、保管期限表归档文件分类、保管期限表》》 ②②将将本本公公司司的的重重要要文文件件、、集集团团下下发发的的跟跟本本公公司司有有关关的的人人事事任任命命定定为为永永久久，，其其余余文文件件全全部部保保存存1010年年按照文件原编号或发文时间顺序排序即可按照文件原编号或发文时间顺序排序即可文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理装盒、排架：装盒、排架：1.1.装装盒盒：：按按文文件件顺顺序序进进行行装装盒盒为为节节省省空空间间，，不不建建议议一一个个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒※ ※ 特特别别注注意意：：装装盒盒时时一一定定要要按按照照件件号号的的顺顺序序排排放放，，不不要要把把里里面面的的文文件件放放错错，，借借阅阅后后也也要要放放回回原原位位，，否否则则以以后后查查找找起来就会查找不到起来就会查找不到2 2. .背脊：填写年度、保管期限和起止件号背脊：填写年度、保管期限和起止件号。
3 3. .排排架架：：按按年年度度从从档档案案柜柜最最上上层层排排起起，，保保管管期期限限永永久久和和3030年的可以一起排架，年的可以一起排架，1010年的则另排一架年的则另排一架文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理重要文件的整理ü重要文件：政府针对本公司的发文等重要文件：政府针对本公司的发文等ü整理方式：原件可单独存放，但要注意：整理方式：原件可单独存放，但要注意：l1.1.单独存放需有目录，编顺序号；单独存放需有目录，编顺序号；l2.2.复印件按原整理方式著录；复印件按原整理方式著录；l3.3.著录的备注里注明原件的存放处著录的备注里注明原件的存放处基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理前期文件前期文件施工过程文件施工过程文件竣工文件竣工文件竣工验收文件竣工验收文件图纸图纸 决策立项文件：项目建议书及批复决策立项文件：项目建议书及批复可行性研究报告及批复可行性研究报告及批复环评报告及批复环评报告及批复关于立项的会议纪要关于立项的会议纪要建设用地文件：选址申请及规划意见书建设用地文件：选址申请及规划意见书拆迁安置意见协议、方案拆迁安置意见协议、方案建建设设用用地地规规划划许许可可证证及及其其附附件件国有土地使用证国有土地使用证基建文件的收集和整理－－前期文件基建文件的收集和整理－－前期文件开工文件：建设工程规划许可证及其附件开工文件：建设工程规划许可证及其附件建建设设工工程程施施工工许许可可证证及及其其附附件件工程质量安全监督注册登记工程质量安全监督注册登记勘察设计文件：建设用地钉桩通知单（书）勘察设计文件：建设用地钉桩通知单（书）审审定定设设计计方方案案通通知知书及审查意见书及审查意见有有关关部部门门对对于于设设计计方案的审查意见方案的审查意见消消防防设设计计审审核核意意见见施施工图审图审查报告工图审图审查报告基建文件的收集和整理－－前期文件基建文件的收集和整理－－前期文件合同文件：勘察招投标文件及合同合同文件：勘察招投标文件及合同设计招投标文件及合同设计招投标文件及合同监理招投标文件及合同监理招投标文件及合同施施工工招招投投标标文文件件及及合合同同：：以以合合同同为为主主线线，，将将施施工工过过程程中中产产生生的的一一个个标标段段的的招招标标、、议议标标资资料料、、定定标标通通知知书书、、中中标标单单位位的的投投标标书书、、合合同同、、施施工工资资料料（（竣竣工工资资料料））结结算算资资料料（（以以及及施施工工过过程程中中的的工工程程联联系系函函、、工工程程签签证证））一一起排列、组卷起排列、组卷落落标标书书不不用用组组卷卷，，以以标标段段为为主主线线一一起起打打包包（（包包括招标图纸）括招标图纸）基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理u施施工工过过程程文文件件：：工工程程联联系系函函、、变变更更通通知知书书、、工程签证单工程签证单u施施工工过过程程文文件件收收集集：：注注意意检检查查工工程程资资料料员员相关资料存放是否规范相关资料存放是否规范u相关结算资料的规范系统相关结算资料的规范系统基建文件的收集和整理－－施工过程文件基建文件的收集和整理－－施工过程文件竣工文件：竣工文件：1.1.施工单位提交的文件施工单位提交的文件2.2.三算书三算书基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理竣工验收文件：工程竣工验收申请表竣工验收文件：工程竣工验收申请表工程竣工验收会议纪要工程竣工验收会议纪要工程竣工验收整改意见工程竣工验收整改意见工程质量评估报告工程质量评估报告建建筑筑工工程程室室内内环环境境质质量量检检测报告测报告消防工程验收意见书消防工程验收意见书环保验收合格证环保验收合格证污水排放许可证污水排放许可证注：如竣工资料不多，可以与前期资料中的部分一起组卷注：如竣工资料不多，可以与前期资料中的部分一起组卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理工程建设资料收集时就注意的问题：工程建设资料收集时就注意的问题：1.1.注注意意相相关关电电子子文文件件的的收收集集（（合合同同、、招招投投标标文文件件、、竣工图）竣工图）2.2.预立卷预立卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理施工图、竣工图施工图、竣工图: :施施工工设设计计图图由由设设计计单单位位提提供供：：应应将将全全套套施施工工图图、、目录及电子版收集到档案室，后颁发；目录及电子版收集到档案室，后颁发；竣竣工工图图：：一一般般由由施施工工单单位位提提供供；；对对照照施施工工图图来来收集竣工图，以保证齐全完整。
收集竣工图，以保证齐全完整基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理 基基建建档档案案整整理理原原则则：：即即尊尊重重文文件件的的形形成成规规律律，，保保持持文文件件间间的的有有机机联联系系，，便便于于档档案案的的保保管管利利用用，，符符合合相相关关标标准准规范 基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理施施工工资资料料：：由由施施工工单单位位进进行行整整理理组组卷卷，，建建设设单单位位汇总监监理理资资料料：：由由监监理理单单位位进进行行整整理理组组卷卷，，建建设设单单位位汇总汇总建设单位：建设单位：对前期文件和竣工验收文件整理组卷对前期文件和竣工验收文件整理组卷汇总施工文件和监理文件汇总施工文件和监理文件基建文件的收集和整理－－整理基建文件的收集和整理－－整理分类：一级类目为基建档案，代号为分类：一级类目为基建档案，代号为0404二级类目为项目二级类目为项目三级类目为案卷三级类目为案卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理图图纸纸：：施施工工图图与与竣竣工工图图一一起起排排在在所所有有文文字字资资料之后，按单体工程、专业组卷。
料之后，按单体工程、专业组卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理卷内文件整理：卷内文件整理： 1.卷卷内内文文件件一一般般按按照照文文件件间间的的联联系系、、时时间间顺顺序序、、施施工顺序排列工顺序排列2.2.文文字字资资料料与与文文书书档档案案相相同同，，一一般般的的正正本本在在前前底底稿稿在在后后，，批批复复在在前前请请示示在在后后，，结结果果在在前前过过程程在在后后建建议议：：请示和批复分别著录请示和批复分别著录 基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理3. .对于图纸对于图纸有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没没有有图图纸纸目目录录的的，，先先排排总总平平面面布布置置图图，，后后排排局局部部图图，，即按图纸类别序号排列即按图纸类别序号排列如如果果某某些些专专业业的的图图纸纸较较少少，，可可以以几几个个专专业业的的图图纸纸组组成成一卷，卷内排完一个专业，再排另一个专业一卷，卷内排完一个专业，再排另一个专业案案卷卷题题名名要要注注明明XXXX项项目目YYYY及及YYYY（（YYYY为为专专业业名名称称））图图纸纸，，如一期基建项目水电及道路管网竣工图如一期基建项目水电及道路管网竣工图。
基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理装订：装订：7 7 案卷装订案卷装订7.1 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订7.2 7.2 以以件件为为单单位位装装订订的的应应在在每每件件文文件件首首页页空空白白处处加加盖盖档档号章号章 科技档案案卷构成一般要求（科技档案案卷构成一般要求（））基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理著著录录：：其其项项目目大大体体与与文文书书档档案案相相同同，，关关于于项项目目、、案案卷卷及及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解 注意：案卷题名注意：案卷题名基基建建案案卷卷题题名名一一般般由由项项目目名名称称、、文文件件材材料料类类别别、、文文件件材材 料料名名称称三三部部分分组组成成题题名名要要确确切切234范文网，，能能够够反反应应本本卷卷中中所含文件的内容所含文件的内容 不允许使用，如：不允许使用，如：““投标资料一投标资料一”“”“投标资料二投标资料二””正确为：正确为： 一期厂房装修招投标资料；一期厂房装修招投标资料；二期均化库建设竣工图等。
二期均化库建设竣工图等基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理基建档号章格式为基建档号章格式为其中：分类号指基建档案的一级类目代号其中：分类号指基建档案的一级类目代号及项目号的组合及项目号的组合一般为一般为: :04.0104.01 全宗号分类号案卷号 顺序号基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理收集收集时注意：注意：档案人员参与设备开箱验收档案人员参与设备开箱验收电电子子文文件件的的收收集集（（包包括括说说明明书书的的电电子子版版、、随机的随机的U U盘、光盘等）盘、光盘等）设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理采购阶段采购阶段 （（1 1）购买仪器设备的审批文件；）购买仪器设备的审批文件； （（2 2）招投标资料；）招投标资料； （（3 3）协议、合同；）协议、合同； （（4 4）谈判备忘录、附录、附件）谈判备忘录、附录、附件 设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理————各阶段产生的文件各阶段产生的文件ü开箱阶段开箱阶段装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；机备件图册；开箱检验记录、商检及索赔文件；开箱检验记录、商检及索赔文件；运单、发票运单、发票设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理————各阶段产生的文件各阶段产生的文件ü安装、调试阶段安装、调试阶段（（1 1）） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；（（2 2）） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（（3 3）） 存在问题及处理意见；存在问题及处理意见；（（4 4）） 安装调试技术总结报告、验收报告；安装调试技术总结报告、验收报告；设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理————各阶段产生的文件各阶段产生的文件ü运行维修、更新改造及报废阶段运行维修、更新改造及报废阶段 （（1 1）） 维修记录；维修记录； （（2 2）） 设备事故分析记录及处理结果；设备事故分析记录及处理结果； （（3 3）） 更新改造请示及批复；更新改造请示及批复； （（4 4）） 改造过程中形成的图样；改造过程中形成的图样； （（5 5）） 报废技术鉴定书、请示及批复报废技术鉴定书、请示及批复设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理————各阶段产生的文件各阶段产生的文件ü确定大类的划分确定大类的划分: :工工程程玻玻璃璃：：先先分分工工序序再再按按线线来来分分，，如如切切割割、、刚刚化化浮法玻璃：冷端、热端、公用工程等浮法玻璃：冷端、热端、公用工程等 ※ ※ 特种设备的检测资料可以单独作为一个项目特种设备的检测资料可以单独作为一个项目ü大类内划分：大类内划分：合同（包括相关文件）合同（包括相关文件）技术资料（包括随机资料、图样）技术资料（包括随机资料、图样）设备档案的收集和整理－－设备档案的收集和整理－－整理整理组卷：按照文件之间的联系进行组卷组卷：按照文件之间的联系进行组卷单台套设备单台套设备（如公用设备中的叉车等，一台套为一卷）（如公用设备中的叉车等，一台套为一卷）设备档案的收集和整理设备档案的收集和整理————整理整理实物档案档号实物档案档号全宗号－类目号（一级类目＋二级类目）－顺序号全宗号－类目号（一级类目＋二级类目）－顺序号 CSG01—SW1—001第1件实物（顺序号）牌匾类代号（二级类目）实物类代号（一级类目）集团总部代号（全宗号）合同档案管理合同档案管理————合同档案的件：合同档案的件： 一份合同与合同请示、合同会签单组成一件；一份合同与合同请示、合同会签单组成一件； 如如需需要要招招投投标标的的较较复复杂杂的的合合同同，，可可以以将将其其它它招招、、投投、、定定标标资资料料装装订订成成一一卷卷档案管理培训ppt，，卷卷内内文文件件目目录录一一起起装装订订，，但但按按件在合同档案里著录，著录以合同为准件在合同档案里著录档案管理培训ppt，著录以合同为准。
合同档案管理合同档案类别：基建合同合同档案类别：基建合同设备合同设备合同采购合同采购合同销售合同销售合同管理合同管理合同同一类别的合同，按年度分开，按件归档同一类别的合同，按年度分开，按件归档 ※※公公司司成成立立合合同同及及公公司司与与政政府府签签订订的的协协议议放放在在文文书书档案里，不放在合同档案档案里，不放在合同档案合同档案的整理合同档案的整理合同档案档号格式合同档案档号格式全宗号－－合同类别－－年度－－件号全宗号－－合同类别－－年度－－件号专门证照类档案管理专门证照类档案管理专门证照分类专门证照分类专利专利商标商标资质证照资质证照房产证书房产证书专门证照类档案管理专门证照类档案管理按件归档按件归档档号格式：全宗号－实体分类号－件号档号格式：全宗号－实体分类号－件号各类档案的著录项目不同，必须在每类档案下进行著录各类档案的著录项目不同，必须在每类档案下进行著录由于数量少、使用频繁，要求必须保存扫描件由于数量少、使用频繁，要求必须保存扫描件。
